[ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 29/04/2022 – 15:36h]

Sobre el proceso de rectificación de ventas

P: ¿Qué pasa si ejecuto la rectificación con un tipo de pago distinto al generado por la actualización?

R: Las ventas rectificadas tendrán un pago parcial con el tipo de pago seleccionado. Se recomienda utilizar el tipo de pago que aparece por defecto: “Bonificación RDL 6/2022”.

Si se ha seleccionado un tipo de pago erróneo y se quieren modificar las ventas rectificadas para asignar el tipo de pago correcto, se deberán modificar las ventas de forma manual o bien contactar con el servicio de soporte de Alvic para que realicen la modificación de varias ventas de forma masiva.

P: ¿Qué pasa si ejecuto la rectificación con un importe unitario de bonificación incorrecto?

R: Las ventas rectificadas tendrán un pago parcial con el importe de bonificación calculado en base al importe unitario de bonificación. Se recomienda utilizar el importe unitario de bonificación que aparece por defecto: 0.20 €/l. Si se ha introducido un importe unitario de bonificación erróneo y se quieren modificar las ventas rectificadas para aplicar el importe unitario de bonificación correcto, se deberán modificar las ventas de forma manual o bien contactar con el servicio de soporte de Alvic para que realicen la modificación de varias ventas de forma masiva.

P: ¿Qué pasa si ejecuto la rectificación en ventas ya enviadas a SII o a contabilidad?

R: Se debe tener en cuenta que, si se rectifican ventas ya enviadas a SII o a contabilidad, la información en Octan será distinta a la ya enviada a SII o a contabilidad. Por lo tanto, posteriormente se deberán hacer las rectificaciones necesarias en los envíos de SII y en la contabilidad. 

Realizar únicamente la rectificación de este tipo de ventas siendo conocedor de cómo realizar las rectificaciones necesarias en los envíos de SII y en el programa de contabilidad.

P: ¿Es necesario hacer el recálculo cada día?

R: Es aconsejable realizarlo antes de la contabilidad y del envío al SII.

P: He aplicado el proceso de recálculo  pero no me salen correctamente impresas las facturas, ¿por qué?

R: Es normal. el RDL06/22 prevé 15 días de adaptación de los formatos impresos, por tanto, en los próximos días se procederá a enviar un procedimiento para tener unos formatos estándares conforme al RDL06/22.

P: He aplicado dos veces el recálculo, ¿se me han corrompido los datos?

R: No. El proceso de recálculo contempla no actuar sobre aquellas ventas que ya han sido corregidas.

P: No he seguido la recomendación de la solución ofrecida por Alvic basada en promociones. ¿Debo realizar el proceso de recálculo? ¿Qué debo hacer?

R: La solución de recálculo solo soluciona a aquellos clientes que siguieron la recomendación Alvic. Aconsejamos hablar con su asesor de impuestos especiales. i empezar a aplicar la recomendación Alvic a partir de este momento.

P: Soy una cooperativa con Octan Office que no facturo con sistema Alvic. ¿Debo aplicar la corrección en ventas antes de facturar? ¿Debo hacer algo en mi ERP?

R: Las cooperativas tienen Octan Office pero no facturan normalmente con Alvic. Generalmente realizan una exportación ASCII de las ventas. Al ERP de la cooperativa entran las ventas como albaranes que lo juntan con los albaranes de la cooperativa  y emiten una factura global a sus socios. Por este motivo deben aplicar la solución de la promoción y el ejecutable corrector de ventas Alvic antes de la exportación ASCII de las ventas, aunque como la exportación ASCII no traspasa cobros,  el ERP de la cooperativa debe modificarse para añadir a la factura el tipo de pago de los 0.20 €/litro.

P: Vendo AdBlue en garrafa/botella. ¿Esto me lo tendrá en cuenta la solución Alvic?

R: No lo tendrá en cuenta. En estos casos el cliente debe generar un cobro de bonificación en las ventas por el importe de la bonificación y descontar la parte del descuento, si es que se ha aplicado.

P: Al utilizar la rectificación en ventas de clientes de crédito o prepago, ¿afecta al riesgo de los clientes?

R: No, tanto en riesgos locales como en riesgos Octan Center, el importe restado del riesgo es el del momento del suministro. Al realizar la rectificación de ventas no se realiza ningún recálculo ni aportación a los riesgos, por lo que por el momento, se deben realizar aportaciones de saldo manuales para compensar los importes de la bonificación.

P: Nuestra estación está trabajando con el descuento sin aplicar en Alvic, lo aplicamos a través de Solred. ¿Cómo podemos aplicarlo al programa en operaciones de estos días pasados, para la factura?

R: Consulte la situación con su asesor. Si su sistema de Solred no está enlazado con el sistema Alvic, su solución sería adaptarse a la propuesta realizada en el Manual Octan Office Promociones RDL.

P:  No hemos recibido ninguna comunicación de cómo se van a solucionar las facturas ya emitidas, tanto en registro de Octan, como las traspasadas a contabilidad y, sobre todo, las ya suministradas en el SII. ¿Cómo se pueden rectificar estas facturas?

R: En el manual se detallan las opciones que tiene la utilidad de rectificación de ventas para indicar si se deben rectificar este tipo de ventas. Hay que tener en cuenta que, posteriormente, se deberán rectificar en el programa de contabilidad o volver a realizar un envío rectificativo a SII. Consultad previamente con vuestro asesor como proceder.

P: Cuando se anula un albarán con fecha anterior al 1/04 y lo facturamos con fecha de ahora, ahí no debería aplicarse la bonificación. ¿Cómo se puede solucionar?

R: Usted debe revisar que el albarán no tenga aplicada la promoción RDL.

P: Cuando pasamos los turnos de la estación, no se pasa con la bonificación RDL 6/2022. ¿Hay que modificar la fecha cada vez que se traspasen?

R: No, una vez consolidados los turnos en Octan Office, se debe utilizar la herramienta de rectificación de ventas seleccionando el rango de fechas correspondiente a los turnos.

P: Tengo ventas sin promoción de descuento aplicada. ¿Cómo puedo aplicar la bonificación a estas ventas?
R: Se debe añadir el descuento a la venta de forma manual y posteriormente aplicar la utilidad de rectificación de ventas para añadir la bonificación.

P: Qué pasa si tengo instalado la rectificación de ventas con la promoción enviado por ALVIC anteriormente y se necesita rectificar ventas con el producto descuento?

R: No pasa nada. Seguir las indicaciones de instalación de esta solución y se creará un acceso directo diferente. Pueden convivir las dos soluciones sin problemas. Se deberán ejecutar los dos, siempre y cuando se esté aplicando las promociones y se tienen ventas con el producto descuento.

P: ¿Cuándo se podrán registrar de forma correcta en Octan Office las facturas y facturas simplificadas que ya salen correctas en PDF o papel, sin tener que hacer ningún proceso manual después de consolidar turnos?
R: Estamos trabajando en una solución definitiva para aplicar la bonificación correctamente directamente en las ventas de la estación y que no se deban rectificar posteriormente de forma manual en Octan Office. En cuanto esté disponible la solución definitiva, os lo comunicaremos.

P: Cuando realizo el traspaso contable, no realiza la línea de asiento correspondiente a la bonificación. ¿Hay alguna solución?
R: Revise la configuración contable del tipo de pago de la bonificación. Ir a Maestros / Maestros / Tipos de pago, abrir el tipo de pago, ir a la pestaña “2 – Contable”, configurar la cuenta contable y validar.


Sobre promociones

P: Tras realizar la configuración de promociones o formatos, ¿es necesario realizar un traspaso de maestros a las estaciones?

R: Sí, tal y como se indica en el manual:

  • Promociones: realizar un traspaso de clientes, productos y configuración.
  • Formatos: realizar un traspaso de configuración.

P: Tras instalar la aplicación de rectificación de ventas, ¿puedo volver a utilizar las promociones de descuento y tarifas de descuento habituales y mis formatos personalizados?
R: No, la aplicación de rectificación de ventas es una utilidad manual y que solo afecta a las ventas consolidadas. Se deben seguir utilizando las promociones de descuento y los formatos estándar hasta que se disponga de la solución definitiva en la que estamos trabajando.

P: Con la solución del uso de promociones de descuento para el RDL 6/2022 , ¿la nueva promoción para todos los clientes se sumará a los descuentos ya existentes en el sistema, o debemos modificar todos los descuentos en vigor y añadir los 20cts porque no se sumará?
R: Las promociones no se acumulan, solo se aplica 1 promoción a la venta. Por lo tanto, en caso de tener promociones de descuento personalizadas, éstas se deberán modificar para añadir los 0.20cts.

P: Tenemos una promoción 0.26€/l, si aplicamos los formatos estándar y la rectificación de ventas, ¿cómo queda reflejado el descuento y la bonificación?

R: La bonificación se aplica por valor de 0.20€/l y el resto (0.06€/L) quedará como descuento de cliente.


Sobre formatos

P: Tengo el formato estándar aplicado que informa de los datos correctamente al RDL, pero no me sale mi logo. ¿Qué debo hacer?

R: De momento no podemos atender todas las peticiones. Durante el periodo, este RDL será el listado estándar.

P: Tras incorporar los formatos, no aparecen en la serie para seleccionar.

R: Tal y como se indica en el manual: 

  • El formato de factura de Octan Office se debe incorporar desde el menú Configuración / Informes / Importar informes.
  • Los formatos de estación se deben incorporar desde el menú
    Utilidades / Mantenimiento POS / Informes / Importar informes.

P: Entonces, con esta actualización del programa, los tiquetes (facturas simplificadas) y facturas se expiden al cliente automáticamente de forma correcta. ¿Esto es con el IVA repercutido, según nuestro precio de venta (del monolito), y con la bonificación de los 0.20€/litro?

R: Sí, tal y como se muestra en el manual, los nuevos formatos muestran correctamente todos los datos conforme el RDL 06/2022.

P: Tenemos muchas series de facturación. ¿Hay que aplicar únicamente a la serie de oficina o a todas las series, tanto de oficina como POS?

R: Tal y como se muestra en el manual y se ha explicado en el webinar, hay que aplicar los nuevos formatos tanto a las facturas de oficina como a los albaranes, facturas y facturas simplificadas de la estación (POS y terminales desatendidos).

P: En la pestaña de formato de documento de POS en papel, ¿tiene que estar en blanco o debe mencionar algo?

R: Tal y como se muestra en el manual y se ha explicado en el webinar, se debe configurar el nuevo formato en las siguiente secciones:

  • Formato de documento POS en papel.
  • Formato de documento POS en PDF.

P: Factura POS no se puede emitir directamente al cliente, ya que previamente hay que hacer la rectificación icono RDL062022

R: Tal y como se muestra en el manual, los nuevos formatos muestran correctamente todos los datos conforme el RDL 06/2022.

P: ¿Cada serie Factura oficina equivale a cada establecimiento?

R: No, habitualmente la serie de factura de oficina es 1 por empresa.

P: El formato de factura de oficina yo uso dos por petición expresa de nuestros clientes. Uno puede ser el que habéis pasado y el otro que todo se englobe en una línea por producto. Voy a necesitar ese formato.

R: Durante este periodo temporal del RDL 06/2022 no se contempla la personalización de los formatos particulares, entendiendo que la prioridad es cumplir la normativa.

P: ”Atención no existe el año en la plantilla fact.PDF. Esto puede provocar que se sobrescriban los ficheros PDF generados con un mismo nombre. ¿Está seguro que quiere continuar?»

R: Es recomendable añadir los dígitos de los años en las plantillas de facturas PDF, de esta manera aseguramos que tienen diferente nombre de fichero al guardarlos en disco.

P: ¿Esta serie de facturación sería solo para los productos afectados en el RDL 06/2022? ¿Incluye el ADBLUE? Y qué pasa si, en la misma factura, subministramos gasolina 95 y una venta de otro artículo no afectado por este RDL (una Coca-Cola, por ejemplo)?

R: Este formato es para todos los productos, revise el manual OctanOffice promociones RDL donde se indica cómo configurar las promociones.

P: Tenemos el TPV vinculado a la factura de venta. Con esta actualización, ¿el importe del TPV será el que marca la factura como pendiente de pago?

R: Si, como se indica en el ejemplo de tiquet que encontrará usted en el manual configuración de formatos RDL 06/2022 Octan Office.

P: ¿Qué pasa con los formatos de BP? Con los formatos estándar no salen bien los descuentos de BP.

R: Se ha creado un formato estándar para ventas BP. Debéis contactar con Alvic para que os lo configuren.

P: Factura POS mi formato 0.1904 Factura TPV A4. ¿Qué nuevo formato me corresponde?

R: No están soportados temporalmente los formatos A4 de facturas de POS. Utilice el formato de factura indicado el manual configuración de formatos RDL 06/2022 Octan Office.

P: Después de importar los informes en Octan, no me aparecen los tickets en el desplegable. La importación no da error. ¿La versión de Octan Office, influye?

R: No, la versión de Octan no influye.  Vuelva a seguir los pasos del manual configuración de formatos RDL 06/2022 Octan Office.

P: En el manual no se indica que se deba modificar el formato de albaranes, ¿es así?

R: Tal y como se muestra en el manual y se ha explicado en el webinar, hay que aplicar los nuevos formatos tanto a las facturas de oficina como a los albaranes, facturas y facturas simplificadas de la estación (POS y terminales desatendidos).

P: Cuando he intentado importar el informe 3184 me sale el siguiente error: «Atención plantilla mayor de 12 caracteres», avisando de que la entidad bancaria podría devolver los recibos. ¿A qué se debe este error?

R: Revise la configuración de la plantilla que tiene configurada en la serie. La configuración de la plantilla la tiene configurada con anterioridad, no es afectada al incorporar los nuevos formatos.

P: ¿Aparece en los tickets la bonificación RDL 6/2022?
R: Sí, en todos los nuevos formatos estándar aparece el detalle de la bonificación.

P: Habéis creado un formato de factura único, pero los que tenemos formatos a medida (como por ejemplo, factura no válida para la recuperación del IVA), ¿cómo vamos a poder hacerlo?

R: Tal y como se indica en el manual, se trata de formatos estándar, se han creado procurando contemplar todas las operativas y normativas vigentes. En el caso de que se detecte que alguno de los formatos no cumple con alguna normativa se deberá llamar para informar y revisar el caso en concreto. Durante este periodo temporal del RDL 06/2022 no se contempla la personalización de los formatos particulares, entendiendo que la prioridad es cumplir la normativa.


Sobre Octan Center

P: Trabajamos con POSIFLEX. ¿Cómo se configura?

R: Está recogido en el manual de RDL para Octan Center que en breve será enviado. 

P: Tengo Octan Center y en las ventas a clientes de crédito de mis estaciones propias ya estoy aplicando promociones de descuento y he utilizado la herramienta de rectificación de ventas estándar. ¿Debo utilizar la herramienta de rectificación de ventas Octan Center sobre estas ventas?

R: No es posible aplicar la herramienta de rectificación de ventas Octan Center sobre ventas con promoción de descuento o en las que ya se ha utilizado la herramienta de rectificación de ventas con promoción de descuento. Las ventas ya rectificadas no se pueden volver a rectificar.

Tal y como se indica en el manual de Octan Center, la herramienta de rectificación de ventas Octan Center sirve únicamente para las ventas de establecimientos de tipo ALVIC CAA (establecimientos ajenos) que no tendrán ningún tipo de promoción de descuento aplicada. Las estaciones propias son de tipo ALVIC5.

P: A los clientes de producto cedido (tarjeteros) ajenos a la estación que se les factura una pasa por litro vendido de su producto, nos siguen apareciendo con la bonificación de 0.2€/L, al aplicarse la promoción que se aplica a todos los clientes. ¿Hay alguna solución para este caso concreto?
R:
Se debe aplicar una promoción de descuento a 0 en este tipo de clientes para que no se aplique la promoción de 0.2€/L que se aplica a todos los clientes.


Sobre otros procesos

P: Tengo Solred y el descuento me llega en negativo dentro de la venta, ¿por qué?

R: Esto sucede porque Solred envía un descuento negativo en forma de producto. En Alvic ya estamos trabajando para tener una solución de “arreglo de ventas” para las ventas Solred.

Aunque si ha aplicado  la solución Alvic para el resto de las ventas, puede utilizar nuestra herramienta de recálculo sin ningún tipo de problema, ya que solo afectará a las ventas que tengan adjudicada una promoción de descuento.

P: Los clientes que trabajan con tarifa, ya sea tarifa de precio o descuento, ¿cómo se va aplicar la bonificación?

R: Las tarifas se aplican en factura de Octan Office con posterioridad a la aplicación de la promoción del Manual Octan Office Promociones RDL y lo indicado en el Manual Octan Office – Rectificación de ventas.

P: He presentado el SII de forma incorrecta, ¿qué debería hacer?

R: Para los clientes que presentan el SII con el módulo ALVIC en los próximos días ampliaremos la funcionalidad del módulo permitiendo modificaciones masivas de documentos enviados.

P: Tengo BP y he recibido una comunicación indicando que las operaciones se deben pasar sin bonificación y que será en el momento de recibir la factura cuando se vea reflejada la bonificación. ¿Cómo debo configurar el sistema?

R: Para aplicar este requisito y adaptarlo en las ventas a partir de la tarjeta Routex, es necesario hacer una promoción a 0 céntimos por litro, y aplicarla al cliente ROUTEX.

En cuanto al texto, le recomendamos que pueda hablar con sus canales de soporte BP habituales para incluyan dicho texto en el ticket bancario emitido por el propio sistema de BP.


Enlaces

Octan Office – FORMATOS [Actualizado: 13/04/2022]

Manual Octan Office – CONFIGURACIÓN DE FORMATOS [Actualizado: 07/04/2022]

Manual Octan Office – RECTIFICACIÓN DE VENTAS OCTAN CENTER [Actualizado: 14/04/2022]

Manual Octan Office – RECTIFICACIÓN DE VENTAS PRODUCTO NEGATIVO [Actualizado: 14/04/2022]

Manual Octan Office – RECTIFICACIÓN DE VENTAS [Actualizado: 14/04/2022]

Manual Octan Office – REPSOL [Actualizado: 26/04/2022]

Octan Office – BP [Actualizado: 22/04/2022]

Manual Octan Office – MÓDULO H24 [Actualizado: 21/04/2022]

Manual Octan – LISTADO SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN BONIFICACIONES RDL 06_2022 [Actualizado: 29/04/2022]


Webinars

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